OA 审批发起人手册

本手册面向需要填写、提交并跟进审批的业务人员，覆盖找表单、填写字段、选择部门、查看流程、提交审批、跟踪进度、评论、撤销、退回重提和常见异常处理。

发起人的完整操作路径是：

确认企业/工作空间 → 找到审批表单 → 填写业务数据 → 选择所在部门和运行时人员 → 检查流程预览 → 提交审批 → 记录审批编号 → 在“我发起的”跟踪进度 → 根据结果补充材料、撤销或重新提交。

1. 发起前准备

提交审批前先准备以下信息，可以避免填写到一半再查资料或选错流程。

准备项	需要确认的内容
企业和工作空间	左侧顶部显示的是本次申请所属企业/工作空间，不要在测试空间或其他企业中提交正式审批
表单名称	确认应该使用哪个审批表单，名称相似时向管理员确认业务范围
业务数据	金额、日期、项目、申请原因、明细、收款信息等与原始凭证一致
附件	文件名称清晰，内容完整，格式和大小符合系统要求，不包含无关敏感信息
所在部门	多部门成员确认本次申请归属哪个部门，部门会影响主管和条件分支
审批/办理人员	如果页面要求发起人自选人员，提前确认人员姓名、部门和职责
紧急程度	需要加急时按公司规则在申请原因中说明，不要通过重复提交制造多条审批

审批数据会进入流程记录和数据管理。正式提交前应检查敏感信息、身份证件、银行信息和附件是否确有业务需要。

2. 进入发起审批页面

进入 审批管理 → 发起审批。页面上方提供搜索框和待办快捷入口，中间按照“最近使用”和业务分组展示当前账号可以发起的表单。

2.1 找到表单的三种方式

1. 最近使用：适合重复发起经常使用的表单；
2. 业务分组：按考勤、物品、行政等分类查找；
3. 搜索表单名称：输入完整名称或关键字定位。

点击表单卡片后进入填写页。进入前再次核对表单名称，避免把费用申请填写到名称相似的测试表单或旧表单中。

2.2 找不到审批表单

按以下顺序检查：

1. 确认企业和工作空间正确；
2. 清空搜索词，切换到对应业务分组；
3. 确认管理员已经发布并启用表单；
4. 确认本人属于“谁可以发起”的成员、部门、角色或全部成员范围；
5. 让管理员检查表单是否被停用或移动到其他分组；
6. 刷新页面后仍不可见时，提供账号、工作空间、表单名称和截图给管理员。

不要要求管理员临时把表单改为“所有人可见”来绕过权限问题，应修正实际发起范围。

3. 填写审批表单

表单标题下方展示所属企业，表单内容由管理员根据业务设计。带红色星号的字段是必填字段，提交前必须完成。

3.1 常用字段填写规则

字段类型	填写方法	常见错误
数字输入框	只填写数字，注意金额单位、小数位和正负值	输入中文数字、金额单位重复、把元填成万元
单行输入框	填写短标题、编号、姓名等单行信息	内容过长、编号前后多出空格
多行输入框	说明原因、背景、明细和补充信息	只写“同意”“申请”而没有业务依据
单选框	在多个互斥选项中选择一个	选项与附件或申请原因不一致
多选框	可以选择一个或多个选项	漏选适用项，或把互斥项同时选中
日期/日期范围	通过日期控件选择，核对开始和结束时间	开始日期晚于结束日期，选择错误年份
成员/部门选择	搜索并选择正确成员或组织	只看姓名未核对部门，同名人员选错
附件	选择文件后等待上传完成并出现文件名	上传中立即提交、文件损坏或选择旧版本

3.2 填写业务说明

审批人无法自动了解线下背景。申请原因建议至少说明：

• 申请事项和业务目的；
• 发生时间、金额、项目或关联客户；
• 已完成的核验和需要审批人确认的内容；
• 特殊风险、例外情况和期望完成时间；
• 附件分别用于证明什么。

不要在多个字段中重复粘贴同一段文字，也不要用“见附件”替代所有表单内容。

3.3 必填与格式校验

提交时系统会校验必填字段和部分格式。看到错误提示后，应回到对应字段修正：

• 红色提示或红色边框表示该字段未通过校验；
• 数字、日期和选项应使用对应组件填写，不要用普通文本代替；
• 条件显示的字段只在特定选项下出现，修改上游选项后要重新检查；
• 页面较长时，从顶部到提交按钮完整检查一次，避免遗漏折叠区域或底部字段。

4. 选择所在部门

当发起人属于多个部门，并且管理员设置为手动选择时，页面会出现必填的“所在部门”。

所在部门会影响：

• 按发起人部门判断的条件分支；
• 直属主管、连续多级主管等审批人解析；
• 后续数据统计和部门归属；
• 表单管理员配置的部门权限。

选择时应使用本次业务实际归属部门，不要为了命中某个审批人而选择无关部门。部门选择错误时，应在提交前修改；提交后不能简单依靠审批人意见修正流程归属。

4.1 提示选择部门但没有选择组件

1. 确认页面是否已经完全加载；
2. 刷新后重新进入表单；
3. 确认本人是否存在多个有效部门；
4. 联系管理员检查高级设置中的“多部门选项”；
5. 提供表单名称、账号、当前工作空间、时间和完整页面截图。

不要反复点击提交，也不要通过修改浏览器数据绕过部门校验。

5. 查看流程预览

填写页下方的“流程预览”会按照当前表单数据解析发起人、抄送人、审批人和办理人。提交前重点检查：

• 当前发起人是否为本人或正确的被代提交人；
• 第一位审批人是否符合预期；
• 固定审批人、主管和自选人员是否解析正确；
• 办理方式是会签、或签还是依次办理；
• 修改部门、单选、多选或数字字段后，流程预览是否随之变化。

条件分支可能根据部门、金额、单选或多选字段决定路径；并行分支可能同时启动多条路径。页面只展示当前数据解析后的人员和节点，最终运行仍以提交时的数据为准。

如果流程预览出现空审批人、错误人员或明显缺少节点，不要先提交再等待系统修正，应截图并联系表单管理员。

6. 运行时人员选择

部分流程允许发起人选择审批人、办理人或抄送人。出现人员选择组件时：

1. 按姓名搜索；
2. 核对头像、部门、岗位或其他身份信息；
3. 同名人员必须确认组织归属；
4. 多人节点确认是否需要选择全部参与人；
5. 选择后再次检查流程预览中的人员摘要和办理方式。

运行时自选人员不是评论中“@某人”，只有通过人员选择组件进入流程的人才会获得对应待办。

7. 附件上传与预览

7.1 上传附件

1. 点击上传区域选择文件；
2. 等待上传完成并显示文件名；
3. 使用预览入口检查文件能否打开；
4. 核对文件版本、页数、方向和清晰度；
5. 删除错误附件后重新上传正确版本。

上传完成前不要点击提交。网络不稳定时，先确认附件是否已经出现在页面中，避免同一文件重复上传。

7.2 文件命名建议

使用“业务主题_日期_版本”命名，例如 采购合同_20260818_V2.pdf。避免使用“新建文档”“最终版2”“图片1”等无法辨认的名称。

7.3 上传失败

检查网络、文件大小、文件类型和名称特殊字符。重新上传仍失败时，记录发生时间、文件类型、文件大小和接口错误提示，联系管理员排查文件存储服务。

8. 提交前最后检查

页面底部展示解析后的审批/办理人员和 提交审批 按钮。

点击提交前逐项确认：

• [ ] 表单名称和所属企业正确；
• [ ] 所有必填字段已经填写；
• [ ] 金额、日期、编号和选项与附件一致；
• [ ] 所在部门正确；
• [ ] 自选审批人、办理人和抄送人正确；
• [ ] 流程预览的第一处理人及后续人员合理；
• [ ] 附件已上传完成并可预览；
• [ ] 没有重复发起同一业务事项。

点击 提交审批 后等待系统返回成功提示。按钮处于加载状态时不要连续点击、刷新或关闭页面，避免造成状态不确定或重复提交。

9. 提交成功后

提交成功后应立即完成三件事：

1. 记录审批编号；
2. 确认审批出现在 待办中心 → 我发起的；
3. 查看当前节点和第一处理人是否正确。

审批编号是排查问题时最重要的信息。后续催办、查询接口日志或反馈异常时应优先提供审批编号，而不是只提供表单名称。

10. 在“我发起的”跟踪审批

进入 审批管理 → 待办中心 → 我发起的。左侧显示记录分类，中间提供搜索、筛选和审批列表，右侧展示选中审批的详情。

10.1 搜索和筛选

• 使用“搜索审批单”查找标题或审批记录；
• 使用筛选按钮按条件缩小范围；
• 使用“全部审批单”下拉框切换表单类型；
• 根据发起日期和状态区分相似记录；
• 打开详情后核对右上方审批编号。

10.2 详情页可以查看什么

• 审批编号、审批状态、发起人和发起时间；
• 当前节点和当前处理人；
• 提交的全部表单内容和附件；
• 审批、办理、抄送、评论和加签轨迹；
• 每个节点的处理时间、处理意见和状态；
• PDF 下载和打印入口（以账号权限为准）。

消息通知可能存在刷新延迟，判断流程状态时以审批详情和当前节点为准，并与待办中心状态交叉确认。

11. 审批状态说明

状态	含义	发起人下一步
审批中	流程仍有审批或办理任务未结束	查看当前节点，必要时通过正常沟通提醒处理，不要重复发起
已完成/已通过	流程已结束且结果通过	下载或归档审批材料，继续后续业务操作
已拒绝	审批人在某节点拒绝，当前流程结束	查看拒绝意见，修正材料后按业务规则重新发起
已退回/已驳回	流程退回发起人或指定节点	按退回意见修改，并确认重新提交后从哪个节点开始
已撤回	发起人执行撤销，流程已经终止	确认未处理待办关闭，需要时重新发起新审批

不同表单可能使用略有差异的状态名称。查看详情中的当前节点、结果印章和流程轨迹，可以避免只根据列表颜色判断。

12. 审批中的可用操作

审批仍在流转并且管理员允许时，详情底部会显示 撤销；同时还可能提供评论、删除、下载和打印等入口。

12.1 评论

评论用于补充说明或提醒相关人员，不会自动修改表单数据，也不会替代审批人的同意、拒绝或办理操作。

• 评论内容要说明审批编号或具体事项；
• 补充文件应确认审批详情能够预览；
• 不要在评论中发布与审批无关的敏感信息；
• 评论撤销范围由管理员的高级设置决定。

12.2 撤销审批

只有当前状态和管理员规则允许时才显示“撤销”。撤销前确认：

• 当前流程是否仍允许撤销；
• 是否已经触发付款、发货、开通权限等外部业务；
• 是否需要先通知当前审批人；
• 撤销后是否要重新提交新审批。

撤销后当前流程终止，未处理任务应关闭，审批记录保留“已撤回”状态和历史轨迹。通常不能在原审批上继续处理。

12.3 删除记录

删除属于高风险操作，是否可用取决于权限和状态。删除前先确认是否需要保留审计、报销、合同或业务凭证；不要把“删除列表记录”当作撤销正在运行的审批。

13. 发起页历史记录

部分账号或表单在发起页提供 历史记录，可以按照表单、状态、审批编号、发起人和时间查询，并在权限允许时执行导出或查看。

历史记录适合按表单字段查询和核对历史数据；“我发起的”更适合跟踪本人审批的当前节点和完整流程轨迹。普通发起人看不到某些查询、导出或删除操作属于正常权限控制。

14. 退回、拒绝后的处理

14.1 被退回

1. 打开详情查看退回人和退回意见；
2. 确认哪些字段或附件需要修改；
3. 修改时保留原始业务依据，不要只删除审批人指出的问题；
4. 重新提交前查看流程从头开始还是回到指定节点；
5. 提交后再次记录当前节点和审批编号。

14.2 被拒绝

拒绝通常表示当前审批流程已经结束。先确认拒绝原因和公司规则，再修正材料并重新发起；不要在已拒绝记录上继续等待。

14.3 信息需要变更但不能撤销

不要通过评论要求审批人“忽略原数据”。联系表单管理员或当前处理人确认正式处理方式，必要时终止旧审批并发起新审批，确保最终记录与实际业务一致。

15. 消息通知与待办状态

审批提交、节点处理、拒绝、退回、完成或抄送时，系统可能发送消息通知。打开通知后仍要核对：

• 审批编号是否为本次申请；
• 消息中的当前节点是否和审批详情一致；
• 通知接收人是否正确；
• 点击通知能否打开对应审批；
• 审批详情、消息通知和待办中心状态是否一致。

消息通知是提醒入口，不是审批状态的唯一数据源。出现不一致时记录消息时间、当前账号和审批编号后反馈。

16. 常见问题与处理

16.1 点击提交没有反应

从页面顶部开始检查必填错误，确认附件上传完成、部门和人员已经选择。按钮加载中时等待响应，不要连续点击。

16.2 提交成功但“我发起的”没有记录

确认当前工作空间和账号与提交时一致，清除搜索和筛选后刷新。仍无记录时提供提交成功提示、发生时间、表单名称和审批编号。

16.3 提交后不知道谁在处理

打开“我发起的”中的审批详情，查看“当前节点”和流程轨迹。不要只依赖消息通知或口头询问。

16.4 流程预览和提交后人员不一致

记录提交前流程预览截图、实际审批编号和提交时间。部门、表单字段、人员组织关系或流程版本都可能影响人员解析，需要管理员按审批实例排查。

16.5 附件上传成功但详情无法预览

记录文件名、类型、大小和审批编号，尝试下载确认文件是否完整。不要反复上传多个同名文件掩盖问题。

16.6 收到重复审批或消息

先对比审批编号。审批标题相同不代表同一条记录；审批编号相同但消息重复时，提供消息时间和截图排查通知问题。

17. 问题反馈需要提供的信息

为了让管理员快速定位，至少提供：

• 当前账号和角色；
• 企业/工作空间；
• 表单名称；
• 审批编号；
• 发生时间；
• 当前节点和预期节点；
• 完整页面截图；
• 相关接口错误或页面提示；
• 是否清除了搜索和筛选条件。

更多处理步骤：常见问题与排查。