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OA 审批数据管理员手册
本手册面向具有审批数据查询、导出、审计、删除或报表查看权限的数据管理员。内容覆盖数据筛选、明细核查、流程轨迹、批量操作、操作记录、统计口径、数据安全和异常排查。
审批数据通常包含组织、人员、合同、金额和附件等敏感信息。查询、导出和删除必须遵守最小权限、业务留存、审计复核与数据安全制度。
1. 角色边界与权限
数据管理员的职责是管理和核查已经产生的审批数据，不等同于审批流程管理员或审批人。
| 角色 | 主要职责 | 不应混淆的事项 |
|---|---|---|
| 数据管理员 | 查询、导出、审计、统计和按制度删除数据 | 不负责设计审批节点 |
| 表单/流程管理员 | 配置表单、流程、高级设置和发布 | 不代表自动拥有全部审批数据权限 |
| 审批人/办理人 | 处理本人收到的业务任务 | 不能用个人待办替代企业数据管理 |
| 发起人 | 填写申请并跟踪自己发起的审批 | 通常只能查看授权范围内的个人数据 |
权限应按表单和岗位最小化授予。涉及删除、批量导出或跨部门查询时，建议建立双人复核或审批制度。
2. 进入数据管理
进入 审批管理 → 数据管理。页面顶部包含三个功能页签：
- 数据查看：筛选审批、查看详情、导出和删除；
- 操作记录：核查审批、导出、批量打印和删除记录；
- 数据报表：查看提交量、状态分布、完成率和审批明细。
进入页面后先确认：
- 当前登录账号和数据管理员身份；
- 当前企业、租户和工作空间；
- 需要查询的审批表单；
- 查询用途是否符合授权范围；
- 是否需要记录本次查询或导出事由。
同名表单可能存在于不同企业或工作空间中，数据不一致时应先核对环境，不要直接判断为数据丢失。
3. 数据查看页面结构
数据查看从上到下可以分为三个区域：
| 区域 | 内容 | 使用要点 |
|---|---|---|
| 筛选区 | 表单、状态、编号、发起人、发起与完成时间 | 表单名称为首要条件，其他条件用于缩小范围 |
| 批量操作区 | 导出已选、删除已选、重置、查询 | 未勾选记录时批量按钮保持禁用 |
| 数据表格 | 表单字段、人员、时间、状态、编号和操作 | 前半部分字段随所选表单变化 |
3.1 为什么必须先选择表单
不同审批表单的业务字段不同。选择表单后，系统才能确定：
- 可展示和可导出的业务字段；
- 表格动态列；
- 可查询的数据范围；
- 报表统计对象；
- 当前账号是否有该表单的数据权限。
切换表单后应重新检查筛选条件和表格列，不要把上一表单的字段含义套用到新表单。
4. 组合查询条件
建议先选择表单，再按“精确条件优先、范围条件补充”的方式查询。
4.1 审批状态
点击审批状态可选择审批中、已完成、已拒绝、已驳回或已撤回等状态。
| 状态 | 常见含义 | 核查重点 |
|---|---|---|
| 审批中 | 流程尚未结束 | 当前节点、待处理任务和并行分支 |
| 已完成 | 必要节点均已完成 | 最终结果和完成时间 |
| 已拒绝 | 审批节点作出拒绝 | 拒绝人、原因和终止节点 |
| 已驳回 | 流程按驳回规则返回或结束 | 驳回目标、重新提交和后续轨迹 |
| 已撤回 | 发起人按规则撤回 | 撤回人、撤回时间和未处理任务关闭情况 |
状态名称应以当前系统页面为准。进行跨周期统计时，需明确是否把拒绝、驳回和撤回纳入完成口径。
4.2 审批编号
审批编号适合精确定位单据，也是排查问题时最可靠的关联键。复制编号时注意：
- 不要漏掉首尾字符；
- 避免把标题、流程实例 ID 或任务 ID 当作审批编号；
- 查询无结果时确认表单、企业和工作空间是否正确；
- 在操作记录、报表和详情中使用同一编号交叉核对。
4.3 发起人
点击“请选择”打开人员选择器，可按组织架构定位或按名称搜索发起人。
选择发起人时应确认同名人员的部门、账号和企业归属。人员转岗或离职后，历史审批仍应按发起时的用户标识核查，不能只依赖当前显示名称。
4.4 发起时间与完成时间
两组时间条件含义不同：
- 发起时间：审批创建或提交进入流程的时间；
- 完成时间：流程进入最终状态的时间；
- 审批中的单据通常没有完成时间；
- 同时设置两组时间会取交集，可能显著缩小结果范围。
查询跨月、季度或年度数据时，应确认开始与结束边界以及系统时区。页面显示时间以当前工作空间和系统配置为准。
4.5 查询与重置
点击 查询 后，检查筛选条件是否真正生效。点击 重置 可清除附加条件，但仍应确认表单是否被保留或恢复默认值。
查询结果为空时，不要立即判断数据不存在。可按以下顺序放宽条件：
- 清除完成时间；
- 清除审批状态；
- 清除发起人；
- 扩大发起时间；
- 只保留表单名称或审批编号重新查询。
5. 阅读查询结果
数据表格通常包含两类字段：
5.1 表单业务字段
数字、文本、单选、多选、日期等字段来自表单设计。管理员需要注意：
- 列名来自发布时的字段名称；
- 空值通常显示为
-，不一定代表数据异常； - 多选值可能以多个标签或分隔文本展示；
- 表单改版后，新旧审批可能使用不同字段版本；
- 删除或重命名字段可能影响历史数据解释和导出列。
5.2 系统字段
| 字段 | 用途 |
|---|---|
| 发起人 | 确认申请主体 |
| 发起时间 | 判断进入流程的时间 |
| 审批状态 | 判断当前整体状态 |
| 完成时间 | 计算周期与处理时长 |
| 审批编号 | 关联详情、记录、报表和问题排查 |
| 操作 | 导出、查看或按权限删除单条数据 |
出现列表状态与详情轨迹不一致时，应刷新并打开详情，以服务端最新状态和完整流程轨迹为核查依据。
6. 查看审批详情
点击单条记录右侧的 查看，打开审批详情抽屉。
详情顶部重点核对：
- 审批编号和标题；
- 所属组织或企业；
- 审批状态；
- 发起人和发起时间；
- 当前节点；
- 下载或打印入口。
表单内容区用于核对发起时保存的业务值。若页面列表中的动态字段与详情不一致，应记录字段名称、审批编号和表单版本，不要直接修改历史数据。
7. 核查流程轨迹
继续向下滚动审批详情，可查看审批人、办理人、评论、加签和其他节点的完整轨迹。
流程轨迹应至少能够回答：
- 流程实际经过了哪些节点；
- 每个节点由谁处理；
- 执行了同意、拒绝、退回、加签、办理或评论中的哪种动作；
- 操作意见和附件是什么；
- 操作时间和节点状态是什么；
- 当前还有哪些节点或并行分支未完成。
排查待办争议时，需要把整体审批状态、当前节点、个人任务状态和流程轨迹一起核对。个人已处理不等于整张审批已完成。
8. 选择记录与批量操作
勾选一条或多条数据后，导出已选和删除已选按钮变为可用。
批量处理前应确认：
- 当前页和筛选条件是否正确；
- 勾选的是具体记录还是“全选当前页”；
- 是否跨越多个状态或时间周期；
- 操作数量是否符合预期；
- 是否需要先导出审批编号清单供复核。
不要在筛选条件不明确时使用全选。数据量较大时，建议分批处理并记录每批范围。
9. 导出审批数据
9.1 单条导出
点击记录右侧 导出，适合归档或核查一张审批。导出前检查审批编号和表单名称，避免下载错误记录。
9.2 批量导出
- 设置表单和筛选条件；
- 点击查询并核对结果；
- 勾选需要导出的记录；
- 点击 导出已选；
- 根据页面提示等待文件生成或下载；
- 到 操作记录 → 导出记录 核对文件、操作人、时间和表单。
9.3 导出文件检查
导出完成后至少核对：
- 文件是否能正常打开；
- 记录数量与勾选数量是否一致；
- 审批编号是否完整且不重复；
- 动态表单字段是否齐全；
- 时间、状态、多选值和空值格式是否符合使用要求；
- 附件是内嵌、链接还是不包含在导出中。
9.4 导出文件安全
- 仅保存到企业批准的存储位置；
- 不通过个人网盘、公共链接或非授权聊天传递；
- 文件设置访问权限和保留期限；
- 使用完成后按制度归档或安全删除；
- 发现误导出时立即停止传播并上报。
10. 删除审批数据
删除是不可恢复的高风险操作。点击单条 删除 或批量 删除已选 后，系统会再次提示确认。
10.1 删除前置检查
删除前必须确认：
- 业务制度是否允许删除；
- 审批是否仍在运行；
- 是否涉及合同、财务、审计、税务、人事或合规留存；
- 是否需要先导出并完成归档；
- 删除范围和审批编号清单是否经过复核；
- 是否获得必要的负责人或数据所有者批准；
- 删除是否会影响报表、统计、附件和关联业务。
10.2 删除后验证
执行删除后应核查：
- 目标记录不再出现在数据查看中；
- 未勾选记录没有被误删；
- 操作记录 → 删除记录 中产生对应审计信息；
- 报表和统计按系统设计更新；
- 关联附件和下游数据是否按制度处理。
如果删除确认信息中的数量或审批编号与预期不一致，应点击取消并重新选择。
11. 操作记录总览
进入 数据管理 → 操作记录，页面按类型保存可审计的管理行为。
| 记录类型 | 主要字段 | 典型用途 |
|---|---|---|
| 审批记录 | 审批编号、节点、操作人、时间、类型和意见 | 核对节点动作和处理争议 |
| 导出记录 | 文件名称、操作人、导出时间、表单和操作 | 追踪敏感数据导出 |
| 批量打印记录 | 打印文件、操作人、时间和表单 | 追踪集中打印与归档 |
| 删除记录 | 审批编号、操作人、删除时间、表单和操作 | 追踪不可恢复的数据删除 |
操作记录为空时，可能表示当前表单或时间范围没有对应行为，也可能是权限或记录生成异常。应结合实际操作时间、审批编号和接口响应判断。
12. 审批记录核查
审批记录用于回答“谁在什么节点做了什么”。发生以下情况时优先核查：
- 审批人声称已处理，但待办或状态没有变化；
- 会签人员的个人记录与整体节点状态不一致；
- 或签任务被他人先处理；
- 条件或并行分支出现预期外流转；
- 退回、拒绝或撤回的状态存在争议；
- 列表显示完成，但轨迹仍有未完成节点。
核查时使用审批编号关联审批详情、任务记录和操作时间，避免仅根据人员姓名判断。
13. 导出和批量打印记录
13.1 导出记录
导出记录应能识别导出文件、操作人、导出时间和对应表单。建议定期检查：
- 是否存在超出岗位职责的导出；
- 是否在异常时段进行大批量导出；
- 同一人员是否短时间重复导出；
- 导出文件是否按制度归档或销毁；
- 下载失败是否产生重复文件或残留任务。
13.2 批量打印记录
如果当前版本或权限提供批量打印，打印文件也应按照敏感数据管理。打印前核对页数、审批编号和遮挡要求，打印后登记领取人并及时回收废页。
14. 删除记录审计
切换到 删除记录，可按表头核对审批编号、操作人、删除时间、表单和后续操作。
删除审计应满足：
- 能关联原审批编号；
- 能识别实际操作账号；
- 时间精确且与系统日志一致；
- 能确认所属表单；
- 有对应的业务批准或复核记录。
删除记录本身不应被普通数据管理员随意清除，否则无法形成完整审计链路。
15. 数据报表入口与表单选择
进入 数据管理 → 数据报表。左侧按审批分组展示表单，右侧显示所选表单的统计指标。
使用顺序：
- 在左侧分组中选择审批表单；
- 设置统计日期范围；
- 选择全部状态或具体状态；
- 查看核心指标和状态分布；
- 向下查看审批明细；
- 点击审批编号进入完整详情核查。
表单分组用于导航，不应直接把不同表单的数字相加。跨表单汇总时需要统一业务口径和时间范围。
16. 核心指标怎么理解
| 指标 | 页面含义 | 使用注意 |
|---|---|---|
| 表单提交次数 | 当前筛选范围内的审批提交量 | 包含哪些最终状态应以当前筛选为准 |
| 审批中 | 仍在流转的审批数量 | 需要结合节点和停留时长判断积压 |
| 已完成 | 正常完成的审批数量 | 不等同于所有“已结束”状态 |
| 完成率 | 已完成数量 / 提交总数 | 拒绝、撤回等通常仍在分母中，因此需说明口径 |
| 状态分布 | 各状态数量及占比 | 各状态数量合计应与当前筛选总数一致 |
报表数字用于发现趋势和异常，不能单独替代审批详情。重大差异必须下钻到明细和流程轨迹核实。
17. 查看报表审批明细
向下滚动可查看当前筛选范围内的审批编号、发起人、发起时间、状态和完成时间。
明细核查建议：
- 点击蓝色审批编号打开详情；
- 检查分页和每页条数，避免只统计当前页；
- 审批中的完成时间应为空；
- 状态和完成时间应与数据查看一致；
- 报表总数应与符合相同条件的数据查看结果匹配；
- 导出用于正式统计前，先抽样核对若干审批详情。
18. 报表分析与日常巡检
数据管理员可按周或按月关注：
- 审批中数量是否持续上升；
- 完成率是否突然下降；
- 拒绝、驳回或撤回是否集中在某一表单；
- 某些日期是否出现异常提交高峰；
- 某个节点或处理人是否存在长期停留；
- 表单改版前后是否出现字段缺失或统计断层；
- 同一审批编号是否在明细、数据查看或导出中重复。
发现问题后应先缩小到具体审批编号，再由流程管理员或技术人员核查条件分支、任务生成、节点聚合和状态事件。
19. 常见管理场景
19.1 查询一张问题审批
- 选择正确表单；
- 输入完整审批编号；
- 清除不必要的状态和时间条件；
- 打开详情核对当前节点；
- 向下查看完整流程轨迹；
- 到操作记录交叉核对。
19.2 统计某月完成情况
- 选择表单；
- 设置统一的统计日期范围；
- 明确使用发起时间还是报表内置时间口径；
- 查看提交数、已完成数和完成率；
- 下钻明细抽样核查；
- 记录统计条件、时间和执行人。
19.3 归档已完成审批
- 按表单、已完成状态和时间范围查询；
- 核对结果数量；
- 分批勾选并导出；
- 在导出记录中核对任务；
- 检查导出文件完整性；
- 保存到批准的归档位置并设置权限。
19.4 清理测试数据
即使是测试数据也必须先确认企业、表单、审批编号和影响范围。优先在测试环境处理；生产环境删除前必须保留清单、批准记录和必要备份。
20. 数据质量检查
建议定期抽查以下一致性：
- [ ] 数据查看、详情和报表中的审批状态一致；
- [ ] 审批编号唯一且可关联完整轨迹；
- [ ] 已完成记录存在合理的完成时间；
- [ ] 审批中记录没有错误的完成时间；
- [ ] 表单动态字段与发起时内容一致；
- [ ] 多选、日期、人员和附件字段能正确展示；
- [ ] 会签、或签和并行分支的状态符合规则；
- [ ] 导出记录数量与勾选数量一致；
- [ ] 删除操作均有审计记录；
- [ ] 报表状态合计与提交总数一致。
21. 数据安全与治理
21.1 最小权限
- 只授予工作需要的表单和操作权限；
- 查询、导出和删除权限尽量拆分；
- 人员调岗或离职后及时回收权限；
- 定期复核拥有批量导出和删除权限的账号。
21.2 敏感信息
审批可能包含身份证号、联系方式、薪资、合同、银行账户或商业秘密。展示、截图和导出时应脱敏，并限制传播范围。
21.3 留存与销毁
为不同审批类型设置留存期限。到期销毁应有批准、执行和审计记录，不能用页面删除代替完整的数据销毁制度。
22. 常见问题与排查
22.1 明明有审批，数据查看却查不到
检查企业、工作空间、表单、审批编号、发起人、时间和状态条件。确认账号具有该表单数据权限，再核对审批是否由另一版本或另一表单发起。
22.2 列表状态与流程轨迹不一致
刷新页面后重新打开详情，记录审批编号、列表状态、当前节点和最后轨迹时间。如果仍不一致，需要核查流程状态更新、任务事件和缓存。
22.3 导出文件未生成或下载失败
检查操作记录中的导出任务、文件状态、浏览器下载权限和存储服务响应。不要连续重复点击产生多份相同导出。
22.4 导出数量与查询数量不一致
确认导出的是勾选记录还是全部筛选结果，检查分页、重复编号、权限过滤和导出时数据是否发生变化。
22.5 删除后报表仍显示旧数量
先确认删除是否成功并产生删除记录，再检查报表筛选、刷新时机和统计更新机制。不要重复删除不存在的记录。
22.6 报表与数据查看数量不一致
统一表单、状态、日期范围和时间口径，确认是否包含拒绝、驳回、撤回以及跨页数据，再逐条比较审批编号。
更多系统排查方法请查看常见问题与排查。
23. 反馈问题时需要提供什么
至少提供：
- 当前企业、租户和工作空间；
- 当前账号、角色和权限范围；
- 表单名称与表单 ID；
- 审批编号；
- 使用的全部筛选条件和查询时间；
- 数据查看、详情、轨迹、操作记录或报表截图；
- 预期数量与实际数量；
- 导出文件名或删除操作时间；
- 相关接口响应、错误信息和请求时间；
- 是否刷新、重置筛选并重新查询。
反馈时不要发送访问令牌、数据库密码、下载密钥或未经脱敏的敏感审批附件。